Sahifa fully responsive WordPress News, Magazine, Newspaper, and blog ThemeForest one of the most versatile website themes in the world.

Mengelolah Arsip Yang Baik Dan Benar

Tugas & Fungsi Administrasi Perkantoran
Media Komunikasi Email Bagi Seorang Sekretaris

Mengelolah Arsip Yang Baik Dan Benar

 
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

1.Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
2.Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan.

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark )
2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut
3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat
4. Menyimpan surat ke dalam map (folder)
5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan
 
error: Content is protected !!